그렇다면 회계에서 예산이란 무엇인가. 각 대학은 규모나 재정능력 등이 각기 다르다. 매년 계획하는 주요 사업도 다르다. 각 대학은 교육 경쟁력을 높이기 위해 할 일도 많다. 교육시설도 늘려야 하고, 교직원 급여도 올려야 훌륭한 인재를 유치할 수 있다. 재정은 언제나 한계가 있다. 아껴 쓸 수밖에 없다.

그래서 나온 것이 수입을 먼저 예상한 후 지출을 결정하는 양입제출(量入制出) 원칙이다.

예산이란 한 사업년도(예: 200X 회계연도)의 사업 및 활동계획을 숫자로 표현하는 과정이다. 그리고 그렇게 표현된 서류가 예산서이다. 영리기업의 경우에는 예산편성 및 통제가 경영관리 수단으로 자율적으로 할 수도 있으나 의무적인 사항은 아니다. 그러나 비영리법인의 예산제도는 매우 중요하며 강제적이다.

그리고 어떤 비영리법인이라 하더라도 예산편성이 회계의 기본이고 기초이다. 예산 편성이 없으면 결산도 무의미하다.

사립대학의 예산편성과 결산은 ‘사학기관 재무·회계규칙에 대한 특례규칙’ (이하 “특례규칙”이라 한다)을 따르도록 규정돼 있다. 특례규칙에서는 예산서 명칭을 구체적으로『자금예산서』로 표현하고 있다. 어떤 항목에 어떻게 예산을 편성할 것인가를 상세하게 규정하고 있다. 양식도 제공하고 있다. 예산원칙을 먼저 정하도록 되어 있다. 소위 말하는 예산총칙이다.

예산총칙에서는 예산편성의 기본방침을 연구비 중심에 두었다든가, 교직원의 처우개선을 위하여 인건비를 10% 인상하였다든가, 아니면 장기적으로 교실, 연구시설, 후생시설 등 시설확장에 중점을 두었다든가 하는 것이다. 중요성(重要性) 원칙에 따라 금액 순으로 나열된다. 예상되는 장기차입금과 단기차입금이 있다면 차입한도액도 함께 기술한다. 예산집행에 특별히 유의할 사항이 있다면 이 내용도 함께 기술한다.

사립학교법 제31조에 의하면 학교법인은 매 회계연도 개시 전 예산을 확정하여 교육인적자원부에 보고해야 한다. 관할청은 사립대학 예산을 분석, 부당하게 편성됐다고 판단할 때 그 시정을 지도할 수 있다. (특례규칙 제6조)

사립대학 이사회는 내부의 여러 절차를 거쳐 매 회계연도 개시 40일 전까지 예산을 심의·확정해야 한다.

정부의 예산이 국회에서 통과되면 그 내용을 공개하듯 사립대학도 확정된 예산을 공개해야 한다. 나중에 결산이 되면 결산도 물론 공개해야 한다. 영리기업이 대차대조표만 공개하는 결산공고와 내용과 범위에 있어 다르다.