기업의 재무회계는 비용을 일반적으로 매출원가, 판매비와 관리비, 영업외 비용, 특별손실로 구분한다. 이에 비해 대학회계는 인건비, 관리운영비, 학생‧연구비 등으로 분류한다. 기능별 즉 비용을 종류별로 구분한 것이다.

비용을 변동비와 고정비로 구분할 수도 있다. ‘변동비’란 생산량이나 판매량(이를 조업도라고 함)에 비례하여 증가한다. 제조업의 경우 재료비, 연료비 등이 이에 해당된다. 판매업에서는 상품 매입원가, 운반비, 판매수수료 등을 포함한다.

‘고정비’란 생산량이나 판매량이 늘더라도 변하지 않는 비용을 말한다. 생산량이나 판매량에 관계없이 발생비용이 미리 정해져 있다. 제조업의 경우, 공장건물의 임차료, 관리직원의 인건비 등이 이에 해당된다. 판매업에서는 보험료 등이 대표적인 고정비성 항목이다.

비용을 변동비와 고정비로 구분하는 이유는 조업도(操業度)에 따른 비용함수를 도출함으로써 미래에 발생할 비용을 추정할 수 있고, 이를 토대로 사업 계획을 수립하거나 예산을 관리하는데 도움을 받을 수 있기 때문이다.

대학 회계에서도 특정사업을 위한 예산 수립 시 기업회계와 마찬가지로 손익분석을 기본적으로 고려한다. 사업에 소요된 비용을 언제쯤 회수할 수 있을지 예측하는 것이 ‘손익분기점 (break-even point, BEP)’ 분석이다.

가장 간단한 손익분기점 분석은 초기 투자비를 제품 하나당 예상되는 이익으로 나누는 방식이다. 예를 들면 점포 창업자가 옷가게를 개업하면서 점포 임대료, 인테리어 비용으로 1천만 원을 사용했다고 하자. 옷 하나의 평균 판매가격은 1만원, 옷 하나를 구입하는데 소요되는 비용(조달비용 또는 원가)은 6,000원이라고 가정하자. 이 경우 옷 한 벌을 팔았을 때 남는 이익은 4,000원이다.

손익분기점에 이르려면 옷을 2,500벌 팔아야 한다. 1벌당 4,000원의 이익이 생기므로 2,500벌을 팔아야만 1천만 원의 이익을 회수할 수 있다. 이 경우 하루 10벌을 판매한다면 250일 이후 손익분기점에 도달할 수 있다. 거꾸로 말해 250일 이내에 손익분기점에 도달하려면, 하루에 10벌 이상을 팔아야 한다.

1천만 원의 초기 투자비용을 5백만 원으로 줄여 투자한다면 손익분기점은 시간적으로 앞당겨진다. 250일 동안 하루에 5벌만 팔아도 같은 효과를 낼 수 있다. 옷 1벌 구입단가(조달비용)를 낮추거나 혹은 판매가(매출)를 높여도 동일한 효과를 얻을 수 있다.

이를 수식으로 체계화한 것이 “원가-조업도-이익(cost-volume-profit, CVP)” 이다. “판매수량=Q, 단위당 판매단가=P, 단위당 변동원가=V, 고정원가=F”라고 할 때 CVP 기본모형은 “PQ＝VQ＋F” 과 같은 식으로 도출된다.

Q를 구하면 이익이나 손실이 발생하지 않는 손익분기점(break-even point: BEP) 판매 수량을 계산할 수 있다.

옷가게에서는 옷 구입단가 6,000 원이 변동원가이다. 한 단위 옷을 추가 판매함으로써 증가되는 순이익을 공헌이익(contribution margin)이라 한다. 옷가게에서의 공헌이익은 4,000원이 된다. 한 단위의 옷을 추가 판매할 경우, 고정원가는 일정하여 이익에 영향을 주지 않고 단위당 판매단가에서 변동원가를 차감한 공헌이익만큼 증가한다.