등록금회계의 경우, 학생 수와 1인당 등록금이 정해지면 등록금 수입은 일반적으로 변동되지 않는다. 예산 편성 시 일부 내용을 잘못 추계(推計)했다 하더라도, 회계연도에 한차례 정도 추경절차를 거치면 예산집행에 무리는 따르지 않는다.

우리나라와 달리 미국 대학에서는 운영예산도 일반적으로 변동예산 형태로 수립한다. 사립학교의 경우 해마다 입학생 수가 달라질 수 있다. 입학생 수 증감(增減)에 따라 수입금액과 지출금액도 달라진다.

예산 비목을 분석, 고정비와 변동비로 분류하고, 이에 따라 변동예산을 수립한다면 추경예산의 번거로움을 피할 수 있다. 우리나라 대학 예산도 구체적으로 살펴보면 변동예산의 성격으로 편성되는 것이 많다.

예를 들면 국고보조수입으로 집행될 사업이 있다면, 그 사업은 국고보조수입의 다과(多寡)에 따라 집행비용도 당연히 연계되어 증감될 수밖에 없다. 또 정규 학위 과정이 아닌 고위자 과정의 경우 그 수입이 어떻게 되느냐에 따라 집행할 수 있는 사업비도 변동되는데, 이런 것은 대체로 변동 예산의 성격이라 볼 수 있다.

수익사업회계와 부속병원회계는 등록금예산에 비해 특성상 추가 경정 요인이 빈번하다. 변동예산제도를 도입함으로써, 추경요인이 발생할 때마다 추경예산을 편성하지 않고, 당초의 기본예산보다 수익이 증가되는 경우 비용도 비례적으로 증감할 수 있도록 예산운용에 있어 탄력성을 공식적으로 부여하고 있다. 즉 수익사업회계와 부속병원회계는 등록금회계와 달리 사전에 정확한 예산을 추계한다는 것이 현실적으로 쉽지 않다. 특히 경영자의 관리능력과 상관없이 경기변동에 따라서도 수입의 변동폭이 확대될 수 있다.

수익을 증대시키면 비용, 특히 변동비 증가는 필연적이다. 당초 예산이 없다는 이유로 실무적으로는 비용을 통제하려는 경향이 있을 수 있고, 비용을 조금 투자하면 수익이 발생할 수 있는데도 자칫 수익의 기회를 놓칠 수 있다. 따라서 수익사업회계와 부속병원회계는 등록금 회계의 확정예산과는 달리 변동예산을 편성할 필요가 있다.

구체적인 변동예산서의 작성은 기준예산을 전후로 수입이 증가했을 때는 비용도 증가하고, 수입이 감소할 때는 비용도 감소하는 방법으로 예산서를 편성한다.

예를 들어 어떤 대학의 수익사업회계에 대한 1년간 수입예산을 1,000으로 기준해서 편성한다고 가정하자. 그러면 수입을 80% 달성했을 때와 120% 달성했을 때를 각각 가정하여 비용도 연계시켜 편성하는 것이다. 즉 기준수입예산을 1,000이 달성되었을 때 비용의 사용이 900 내에서 집행할 수 있다고 한다면, 수입달성이 목표대비 80%인 800이었다면 비용은 900의 80%인 720 범위 내에서만 집행할 수 있고, 반대로 수입을 목표대비 120%인 1,200이 달성가능하다면 특별한 추경 절차 없이 900의 120%인 1,080까지 비용 예산을 늘려 집행할 수 있는 것이다.

대체로 특정 제품을 생산하는데 얼마가 발생했는지 명확히 알 수 있는 직접비는 변동비의 성격이 강하다. 예를 들어 비행기 제작하는 회사에서 엔진 비용은 비행기 한 대에 얼마가 들어갔는지 알 수 있으므로 직접비가 된다. ‘간접비’는 특정 제품을 생산하는데 얼마가 발생했는지 명확히 알 수 없는 비용을 말한다.

일반적으로 제조업의 인사부, 총무부 등 관리부서의 간접부문에서 발생한 인건비와 경비가 대표적이다. 간접비는 조직을 경영하는데 있어서 반드시 필요하지만, 특정 제품이나 서비스와의 관련성이 명확하지 않기 때문에 낭비도 있을 수 있다. 관리 측면에서는 간접비를 어떠한 방식으로 절감할 것인지가 관건이다.